MANAJEMEN PROYEK

• PENGERTIAN PROYEK DAN TAHAPAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil diman ajangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.
2. Penjadwalan (Schedulling)
Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.
3. Pengendalian (Controlling)
Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

• PERENCANAAN PROYEK

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.
Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan
1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat sekarang sudah banyak software yang dapat digunakan diantaranya Windows XP.

• PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt.
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:
1. Meninjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Cara penjadwalan prioyek yang lain adalah PERT dan CPN, yang akan dibahas pada sub topik berikutnya.

• PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

• TEKNIK MANAJEMEN PROYEK: PERT DAN CPM

PERT (Program Evaluation Review Technique) adalah Teknik Manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. Sedangkan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan.
Kerangka pemikiran PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar yaitu:
1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan
2. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain.
3. Menggambarkan network keseluruhan proyek
4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan
5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur kritis.
6. Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek.

Dengan menggunakan PERT dan CPM maka dapat membantu pertanyaan seperti:
1. Kapan proyek selesai ?
2. Mana tugas yang penting, yang tidak boleh ditunda (kegiatan kritis) ?
3. Mana kegiatan yang tidak kritis ?

4. Pada suatu waktu tertentu, apakah masih tetepa dalam jadwal, terlambat atau lebih cepat ?
5. Berapa probabilitas selesai sesuai jadwal ?
6. Pada suatu waktu tertentu apakah uang yang dibelanjakan sama, lebih sedikit,
7. atau lebih besar ?
8. Apakah sumber daya cukupagar proyek tepat waktu ?
9. Jika ingin selesai lebih cepat, mana jalan terbaik dengan biaya minimal ?

sumber : http://buana-ilmu2.blogspot.com/2010/11/manajemen-proyek.html

STRATEGI OPERASI di LINGKUNGAN GLOBAL

Pandangan Global mengenai Operasi
Enam alasan operasi bisnis domestik memutuskan untuk berkembang menjadi internasional.
1. Mengurangi Biaya. Banyak perusahaan internasional mencari keunggulan dari kesempatan yang nyata untuk menurunkan biaya. Lokasi di tempat asing dengan upah lebih rendah dapat membantu menurunkan baik biaya langsung maupun biaya tidak langsung.

2. Memperbaiki Rantai Pasokan. Rantai pasokan (supply chain) biasanya dapat diperbaiki dengan menempatkan fasilitas di negara dimana sumber daya tertentu itu berada. Sumber daya ini boleh jadi merupakan keahlian, pekerja, atau bahan baku. 

3. Menghasilkan Barang dan Pelayanan yang lebih baik. Meskipun karakteristik barang dan jasa dapat objektif dan diukur. Kita membutuhkan pemahaman yang lebih baik akan adanya deferensiasi budaya dan cara berbisnis di negara yang berbeda. Dengan berada di Negara tempat dipasarkannya barang, pemahaman lebih baik tentang budaya setempat akan diperoleh sehingga perusahaan dapat mengkhususkan barang dan jasanya untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan budaya yang unik di luar negri.

4. Memahami Pasar. Karena operasi internasional membutuhkan interaksi dengan pelanggan asing, pemasok, dan pesaing bisnis lain, tidak terelakkan perusahaan internasional harus mempelajari peluang barang dan jasa baru. Pemahaman tentang pasar tidak hanya membantu perusahaan memahami ke mana pasar bergerak, tetapi juga membuat perusahaan mampu melayani pelanggan yang beragam dan mempelancar siklus bisnis mereka.

5. Belajar untuk memperbaiki operasi. Pembelajaran tidak dapat dilakukan dalam keterasingan. Perusahaan dapat melayani usaha dan pelanggan dengan baik jika selalu bersikap terbuka terhadap ide-ide baru.

6. Mendapatkan dan Mempertahankan Bakat Global. Organisasi Global dapat menarik dan mempertahankan karyawan yang baik dengan menawarkan peluang kerja lebih banyak. Organisasi global membutuhkan pekerja dalam semua fungsi dan keahlian di seluruh dunia. Perusahaan global dapat mempekerjakan dan mempertahankan karyawan yang baik karena mereka menyediakan peluang berkembang yang lebih bagus dan perlindungan dari pemutusan hubungan kerja saat kondisi ekonomi memburuk.

Mengembangkan Misi dan Strategi

Sebuah usaha manajemen operasi yang efektif haruslah mempunyai sebuah misi sehingga mengenali ke mana arah tujuannya; dan mempunyai sebuah strategi sehingga mengetahui bagaimana cara mencapai misinya tersebut. Hal ini diperlukan oleh organisasi kecil atau domestik, sebagaimana juga organisasi internasional yang besar.

1. Misi Keberhasilan ekonomi dan kemampuan bertahan hidup merupakan hasil pengenalan misi untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Kami mendefinisikan misi (mission) organisasi sebagaimana tujuannya—apa yang akan disumbangkan kepada masyarakat. Begitu misi organisasi telah ditetapkan, setiap wilayah fungsional dalam perusahaan menentukan misi pendukungnya. Misi setiap fungsi dibuat untuk mendukung misi perusahaan secara keseluruhan.

2. Strategi Saat misi ditetapkan, strategi dan penerapannya dapat dimulai. Strategi (strategy) adalah rencana tindakan organisasi untuk mencapai misinya. Setiap wilayah fungsional mempunyai strategi untuk mencapai misinya dan membantu organisasi mencapai misi keseluruhan. Strategi-strategi ini memanfaatkan peluang dan kekuatan, menetralkan ancaman, serta menghindari kelemahan. Setiap Strategi berbeda. Setiap strategi mempunyai permintaan yang berbeda dalam MO. Strategi Hunter Fan merupakan strategi yang membedakan dirinya di segi kualitas dari pesaingnya di industri yang sama. Nucor memfokuskan diri pada biaya rendah, sementara strategi terkuat Dell adalah respons yang cepat dan dapat diandalkan.


Pilihan-Pilihan Strategi Operasi

Manajer Operasi perusahaan internasional dan multinasional menghadapi peluang global dengan salah satu dari empat strategi operasi. Strategi operasi ini adalah : Internasional, Multidomestik, Global, dan Transnasional. Tingkat respon lokal menunjukan respons yang cepat dan atau diferensiasi yang diperlukan untuk pasar lokal. Manajer operasi harus mengetahui bagaimana menempatkan perusahaannya dalam matriks ini. Berikut penjelasan singkat dari keempat strategi ini.

• Strategi Internasional Strategi

Internasional (international strategy) menggunakan ekspor dan lisensi untuk memasuki pasar global. Strategi internasional adalah strategi yang paling tidak menguntungkan karena tingkat respons lokalnya rendah dan pengangguran biayanya sedikit. Respon lokal hanya sedikit karena kita mengekspor atau melisensikan barang dari negara asal. Keuntungan dari segi biayanya mungkin sangat sedikit karena kita memanfaatkan proses produksi yang ada dan jaraknya cukup jauh dari pasar yang baru. Walaupun demikian, strategi internasional merupakan strategi termudah karena proses ekspor hanya membutuhkan sedikit perubahan pada operasi yang ada, dan perjanjian lisensi lebih banyak membebankan risiko pada pihak pemegang lisensi.

• Strategi Multi Domestik

Strategi multidomestik (multidomestic strategy) membagikan kewenangannya (desentralisasi) dengan memberikan otonomi yang cukup berarti pada setiap bisnis. Secara organisasi, hal ini adalah anak perusahaan, waralaba, atau usaha patungan yang mandiri. Keuntungan strategi ini adalah memaksimalkan respons pasar lokal. Walaupun demikian, strategi ini hanya mempunyai sedikit keuntungan dari segi biaya atau bahkan tidak ada. Banyak produsen makanan seperti Heinz menggunakan strategi multidomestik ini untuk memenuhi selera lokal, sementara proses produksinya sama. Konsepnya adalah “Kita telah berhasil di negara sendiri, mari kita ekspor potensi dan proses manajemennya.

• Strategi Global

Strategi global (global strategy) memiliki tingkat sentralisasi yang tinggi, dimana kantor pusat mengoordinasikan organisasi untuk mengupayakan standarisasi dan pembelajaran antarpabrik sehingga dapat menghasilkan skala ekonomis. Strategi ini tepat saat perusahaan ingin berfokus pada pengurangan biaya, tetapi tidak disarankan saat permintaan respons lokalnya tinggi. Strategi global ini membuat Texas Instruments dapat membangun pabrik dengan ukuran optimal, dengan prose-proses yang serupa, dan kemudian memaksimalkan proses pembelajaran dengan komunikasi yang terus-menerus di antara pabrik-pabriknya. Hasilnya adalah penghematan biaya yang efektif bagi Texas Instruments.

• Strategi Transnasional

Strategi transnasional (transnational strategy) memanfaatkan skala ekonomi dan pengetahuan,juga penekanan pada respons dengan menyadari kemampuan dasar tidak hanya terdapat di negara “asal”, tetapi juga mungkin berada dimana saja. Transnasional menjelaskan suatu kondisi dimana bahan baku, orang,dan pemikiran melampaui atau keluar dari batas-batas negara. Perusahaan-perusahaan ini mempunyai kemampuan untuk melaksanakan ketiga strategi operasi(diferensiasi,biaya-rendah,dan respons yang cepat). Beberapa perusahaan dianggap sebagai”perusahaan global”,dimana identitas negara asal tidaklah sepenting jaringan yang saling terkait dalam operasi global mereka. Aktivitas utama perusahaan-perusahaan transnasional tidak terpusat pada perusahaan induknya sehingga setiap cabang dapat melaksanakan tugasnya sendiri-sendiri

OPERASI dan PRODUKTIVITAS

• Apa yang bisa dilakukan oleh manajer operasi?

manajemen operasi menerapkan proses yang terdiri dari perencanaan, perorganisasian, pembentukan staf, kepemimpinan, dan pengendalian yang berguna dalam hal mengambil keputusan yang beragam untu dapat meyediakan sumber daya yang berpengaruh pada strategi dan efisiensi operasi suatu perusahaan.

• Kegiatan Operasi dalam Sektor Jasa

Ciri – ciri barang (Produk Nyata)	Ciri-ciri Jasa (Produk Tidak Nyata)
Barang dapat dijual kembali	Penjualan kembali tidak bisa dilakukan
Barang dapat dijadikan persediaan	Banyak jasa tidak dapat disimpan
Beberapa aspek kualitas dapat diukur	Banyak aspek kualitasnya susit diukur
Penjualan berbeda dari produksi	Penjualan biasanya merupakan bagian dari jasa
Barang dapat di pindahkan	Penyedia jasa bukan jasa biasanya dapat berpindah
Lokasi fasilitas sangat memengaruhi biaya	Lokasi fasillitas penting untuk hubungan dengan pelanggan
Mudah di produksi secara otomatis	Jasa biasanya sulit di produksi secara otomatis
Pengasilannya adalah dari barang nyata	Penghasilannya dari jasa tidak nyata

• Tantangan untuk Meningkatkan Produktivitas
• Pengukuran Produktivitas

beberapa masalah dari pemgukuran produktivitas yaitu :

1. mutu dapat berubah sementar jumlah masukan (input) dan keluaran (output) tetap sama

2. elemen eksternal dapat menyebabkan penambahan atau penurunan dalam produktivitas dimana sistem yang sedang dipelajari tidak dapat bertanggung jawab langsung

3. ukuran unit yang pasti dipakai mungkin tidak ada

• Variabel Produktivitas

rata-rata kenaikan produktivitas sebesar 2,5% per tahun di Amerika Serikat tergantung dari 3 variabel produktivitas

tenaga kerja 0,5%

modal 0,4% 

manajemen 1,6%

• Produktivitas dan Sektor Jasa

produktivitas dari sektor jasa telah terbukti sulit berkembang karena pekerjaan dari sektor jasa adalah :

1. tenaga kerja biasa - rutin

2. sering kali seseorang dibentuk

3. sering kali tugas intelektual dilakukan oleh para profesional

4. sering kali sulit untuk di mekanisasi atau diotomatisasi

5. sering kali untuk dievaluasi mutunya

MANAJEMEN OPERASI MENURUT PARA AHLI

Dalam melaksanakan produksi suatu perusahaan, diperlukan suatu manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusan – keputusan dalam upaya pengaturan dan pengkoordinasian penggunaan sumber daya dari kegiatan produksi yang dikenal sebagai manajemen produksi atau manajemen operasional. Berikut ini adalah definisi manajemen operasi dan produksi yang dikemukakan oleh beberapa ahli, antara lain :

Jay Heizer dan Barry Render:  manajemen operasi adalah serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output.

Pangestu Subagyo:  manajemen operasi adalah penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan produksi atau operasi agar dapat dilakukan secara efisien.

Eddy Herjanto: manajemen operasi dan produksi dapat diartikan sebagai suatu proses yang berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi – fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan.

Dari definisi – definisi yang telah dikemukakan diatas, dapat disimpulkan bahwa Manajemen Operasi dan Produksi merupakan serangkaian proses dalam menciptakan barang dan jasa atau kegiatan mengubah bentuk dengan menciptakan atau menambah manfaat suatu barang dan jasa yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

Secara History kegiatan operasi sudah dikenal beribu-ribu tahun yang lalu, sejak manusia mengenal cara berburu, membuat suatu benda, dan lain-lain.  Pengetahuan atau cara tersebut berkembang terus dengan ditemukan prinsip serta metode baru, dan akhirnya terbentuk menjadi suatu ilmu sendiri, dilengkapi dengan masuknya unsur-unsur ilmu pengetahuan yang lain.

Perkembangan manajemen operasi lebih terasa sejak meletusnya Revolusi Industri pada abad ke-18. Pada saat itu, pola kerajinan tangan mulai tergeser, dan sistem pabrik mulai berkembang. Dilengkapi dengan penemuan teknologi yang semakin lama semakin canggih, selain fasilitas produksi menjadi lebih modern, penanganannya juga menjadi lebih kompleks.

Sejalan dengan perkembangan teknologi dan perekonomian, konsep manajemen operasi menjadi semakin berkembang dan semakin terasa peranannya dalam pengembangan perusahaan agar semakin efisien dan efektif sehingga memiliki daya saing yang kuat.

Perkembangan manajemen operasi sampai dalam bentuknya sekarang ini didasarkan atas penemuan dari para ahli.

Hal ini dapat dilihat dari adanya aliran utama yang menyumbang terhadap perkembangan bidang manajemen operasi, yaitu:

1. Pembagian Kerja

Menurut Adam Smith, spesialisasi tenaga kerja akan meningkatkan keluaran karena tiga faktor, yaitu:

a) Peningkatan keterampilan karyawan;

b) Penghematan waktu kerja yang hilang karena perubahan pekerjaan;

c) Penemuan peralatan-peralatan dan mesin.

2. Revolusi Industri

Merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin, dan James Watt adalah orang yang memberikan sumbangan terbesar dalam Revolusi Industri dengan penemuan mesin uapnya sebagai cumber utama tenaga mesin mobil untuk pertanian dan pabrik.

3. Manajemen Ilmiah

Dikembangkan oleh Frederick W. Taylor dengan pengertian bahwa manajemen ilmiah merupakan:

a) Penerapan metode-metode ilmiah pada studi, analisis, dan pemecahan masalah-masalah operasi;

b) Seperangkat mekanisme-mekanisme dan teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi operasi organisasi;

c) Hubungan manusiawi.

Dikembangkan oleh Elton Mayo, bahwa motivasi karyawan adalah unsur krusial dalam peningkatan produktivitas tanpa mengabaikan aspek lingkungan fisik dan teknik.

4. Model-model Keputusan Kuantitatif

Digunakan untuk menyajikan suatu sistem produktif dalam model- model matematika, contohnya rumusan EOQ untuk manajemen persediaan, metode simpleks linear programming.

5. Komputer

Kegiatan operasi memanfaatkan komputer untuk manajemen persediaan, scheduling produksi, pengawasan kualitas, dan sister pembiayaan.

Kalau sebelumnya saya sudah menjelaskan pengertian manajemen operasi dalam lingkup yang sangat generik, yaitu suatu proses, perlu kiranya disampaikan seberapa luas ruang lingkup manajemen operasi.  Beberapa hal yang membatasi ruang lingkup tersebut adalah:

Manajemen operasi merupakan satu dari fungsi manajemen (functional management) dalam perusahaan. Selain pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, maka operasi adalah satu fungsi yang sangat penting dalam menjalankan suatu perusahaan. Belakangan ini sudah umum kita jumpai jabatan dalam perusahaan yang terkait dengan manajemen operasi, seperti manajer dan direktur operasi.

Konsep proses dalam pengertian manajemen operasi pada dasarnya mencakup semua proses, mulai dari proses global/utama hingga subproses terkecil yang dapat dijumpai dalam perusahaan. Walaupun hierarkinya boleh jadi sangat panjang, level proses yang dianalisis hanya melibatkan beberapa level saja sesuai kebutuhan. Yang perlu menjadi perhatian adalah level terbesar dari analisis proses adalah level dimana unit dalam perusahaan berinteraksi dengan pihak lain seperti pemasok dan pelanggan. Lebih dari itu, kajiannya sudah memasuki topik manajemen rantai pasok (supply Chain Management).

Dengan demikian, ruang lingkup analisis dalam manajemen operasi adalah keseluruhan proses yang terdapat dalam suatu perusahaan.

sumber : http://businesslounge.co/2013/10/21/manajemen-operasi-dan-produksi-definisi-dan-ruang-lingkup/

MENGAPA KITA MEMPELAJARI MO?

Kita mempelajari MO (Manajemen Operasi) karena ada 4 alasan berikut :

1. MO adalah satu dari tiga fungsi utama dari setiap organisasi dan berhubungan secara utuh dan semua fungsi bisnis lainnya. Semua oraganisasi memasarkan (menjual), membiayai (mecatat rugi laba), dan memproduksi (mengoperasikan), maka sangat penting untuk mengetahui bagaimana aktifitas MO berjalan. 

2. Kita mempelajari MO karena kita ingin mengetahui bagaimana barang dan jasa produksi. Fungsi produksi adalah bagian dari masyarakat yang menciptakan produk yang kita gunakan. 

3. Kita mempelajari MO untuk memahami apa yang dikerjakan oleh manajer operasi. Dengan memahami apa saja yang dilakukan oleh manajer,kita dapat membangun keahlian yang dibutuhkan untuk dapat menjadi seorang manajer seperti itu. Hal ini akan membantu Anda untuk menjelajahi kesempatan kerja yang banyak dan menggiurkan di bidang MO.

4. Kita mempelajari MO karena bagian ini merupakan bagian yang paling banyak menghabiskan biaya dalam sebuag organisasi. Sebagian besar pengeluaran perusahaan digunakan untuk fungsi MO. Walaupun demikian, MO memberikan peluang untuk meingkatkan keutungan dan pelayanan terhadap masyarakat.